Ambon, 22/9 (Antara Maluku) - Pemerintah Kota (Pemkot) Ambon menggelar pelatihan sistem administrasi elektronik atau E-surat bagi operator administrasi di setiap Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD).
Asisten III Pemkot Ambon, Romeo Soplanit, Kamis, mengatakan, dampak terbesar dari kemajuan teknologi khususnya di bidang kearsipan adalah pengelolaan arsip elektronik melalui penggunaan aplikasi e-surat.
Pelatihan aplikasi e-surat penting bagi setiap SKPD untuk memperpendek rentang kendali pelayanan surat, tanpa harus menggunakan sistem manual yang selama ini diterapkan.
Menurut dia, aplikasi e-surat merupakan salah satu implementasi e-government di lingkungan Pemkot Ambon, khususnya di dalam tata kelola administrasi pemerintahan yang memenuhi azas Efektif, Efisien dan Akuntabilitas, serta memudahkan proses komunikasi antar SKPD.
Sistem ini juga merupakan transformasi surat dalam bentuk digital yang diciptakan untuk merespon informasi yang masuk atau keluar.
Selain itu memudahkan dalam surat menyurat serta mempercepat waktu dalam merespon informasi yang masuk.
"Hal ini memudahkan pelayanan publik yakni para pejabat dapat memberikan respon yang cepat dalam pengurusan surat masuk dan keluar, tanpa harus menunggu pejabat yang sementara berada di luar daerah," katanya.
Romeo mengatakan, sistem ini juga bisa menekan penggunaan kertas dan yang tidak kalah penting adalah pengarsipan dokumen akan menjadi lebih tertata karena database tersimpan dalam sistem IT.
"Sistem e- surat dibuat karena telah terjadi beberapa masalah. Misalnya berawal dari penemuan dokumen palsu, makanya penyusunan e-surat juga ditujukan untuk menekan pemalsuan dokumen lainnya," tandasnya.
Ia mengakui, pelatihan sistem e-surat ini juga dapat mengakomodir semua keinginan pengguna karena aplikasi pengelolaan surat menyurat secara digital/elektronik yang terintegrasi dengan sistem SMS untuk mempercepat penyampaian informasi surat dan disposisi kepada pihak dituju.
"Dengan penggunaan aplikasi e-surat, menjadikan kita bekerja lebih cepat, mudah dan efisien, terutama dalam hal administrasi perkantoran. Pemerintah dituntut untuk terus mengikuti perkembangan teknologi di bidang informasi," katanya.
Romeo mengemukakan, kedepan sistem ini akan dikembangkan ke instansi teknis seperti Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) guna memudahkan pengurusan surat kependudukan seperti e-ktp, akte kelahiran maupun kartu keluarga.
"Sistem jika diterapkan di Disdukcapil memudahkan pelayanan ke masyarakat tanpa harus menunggu waktu yang lama terutama bagi masyarakat yang jauh dari pusat pelayanan," kata Romeo Soplanit.
COPYRIGHT © ANTARA News Ambon, Maluku 2016
Asisten III Pemkot Ambon, Romeo Soplanit, Kamis, mengatakan, dampak terbesar dari kemajuan teknologi khususnya di bidang kearsipan adalah pengelolaan arsip elektronik melalui penggunaan aplikasi e-surat.
Pelatihan aplikasi e-surat penting bagi setiap SKPD untuk memperpendek rentang kendali pelayanan surat, tanpa harus menggunakan sistem manual yang selama ini diterapkan.
Menurut dia, aplikasi e-surat merupakan salah satu implementasi e-government di lingkungan Pemkot Ambon, khususnya di dalam tata kelola administrasi pemerintahan yang memenuhi azas Efektif, Efisien dan Akuntabilitas, serta memudahkan proses komunikasi antar SKPD.
Sistem ini juga merupakan transformasi surat dalam bentuk digital yang diciptakan untuk merespon informasi yang masuk atau keluar.
Selain itu memudahkan dalam surat menyurat serta mempercepat waktu dalam merespon informasi yang masuk.
"Hal ini memudahkan pelayanan publik yakni para pejabat dapat memberikan respon yang cepat dalam pengurusan surat masuk dan keluar, tanpa harus menunggu pejabat yang sementara berada di luar daerah," katanya.
Romeo mengatakan, sistem ini juga bisa menekan penggunaan kertas dan yang tidak kalah penting adalah pengarsipan dokumen akan menjadi lebih tertata karena database tersimpan dalam sistem IT.
"Sistem e- surat dibuat karena telah terjadi beberapa masalah. Misalnya berawal dari penemuan dokumen palsu, makanya penyusunan e-surat juga ditujukan untuk menekan pemalsuan dokumen lainnya," tandasnya.
Ia mengakui, pelatihan sistem e-surat ini juga dapat mengakomodir semua keinginan pengguna karena aplikasi pengelolaan surat menyurat secara digital/elektronik yang terintegrasi dengan sistem SMS untuk mempercepat penyampaian informasi surat dan disposisi kepada pihak dituju.
"Dengan penggunaan aplikasi e-surat, menjadikan kita bekerja lebih cepat, mudah dan efisien, terutama dalam hal administrasi perkantoran. Pemerintah dituntut untuk terus mengikuti perkembangan teknologi di bidang informasi," katanya.
Romeo mengemukakan, kedepan sistem ini akan dikembangkan ke instansi teknis seperti Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) guna memudahkan pengurusan surat kependudukan seperti e-ktp, akte kelahiran maupun kartu keluarga.
"Sistem jika diterapkan di Disdukcapil memudahkan pelayanan ke masyarakat tanpa harus menunggu waktu yang lama terutama bagi masyarakat yang jauh dari pusat pelayanan," kata Romeo Soplanit.
Editor : John Nikita S
COPYRIGHT © ANTARA News Ambon, Maluku 2016