Ambon (Antara Maluku) - Gubernur Maluku Said Assagaff mengapresiasi kegiatan Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) Teknis Penglolaan Arsip bagi Sekretaris Desa dan Kelurahan se-Kota Ambon, dalam rangka menata manajemen administrasi yang baik dan benar.
"Arsip harus dikelola dan ditata dengan baik untuk menjamin keamanan seluruh dokumen di tingkat desa dan kelurahan," kata Gubernur Said, dalam sambutannya yang dibacakan Staf Ahli Bidang Hukum dan Politik, Bakri Lumbessi, di Ambon, Rabu.
Menurut dia, penguasaan terhadap pengelolaan arsip sebagai salah satu sumber informasi merupakan suatu keharusan bagi aparatur pemerintahan desa/kelurahan sebagai garda terdepan pelayanan publik.
"Arsip memiliki fungsi dan kegunaan yang signifikan dalam menunjang kegiatan administrasi negara dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen. Karena itu, arsip harus dikelola didalam suatu sistem yang tertata dengan baik, rapi dan aman," kata Gubernur Said.
Ia menjelaskan, ada beberapa fungsi arsip sebagai sumber informasi bagi organisasi, di antaranya mendukung proses pengambilan keputusan pada berbagai tataran/tingkatan, menunjang proses perencanaan, mendukung proses pengawasan.
Selanjutnya, sebagai alat bukti di pengadilan, memori perusahaan dalam keseluruhan aktivitas bisnis, sebagai rujukan historis dalam penelitian dan untuk memudahkan proses identifikasi terjadinya suatu peristiwa.
Karena itu, lanjutnya, lembaga kearsipan dalam era keterbukaan saat ini dituntut untuk berperan aktif dan selalu berinovasi mengembangkan diri terhadap kemajuan di bidang sosial, pemerintahan dan budaya, agar mampu menjawab tuntutan dan kebutuhan masyarakat terhadap kebebasan informasi.
"Aparatur pemerintah dituntut untuk memberikan pelayanan yang prima kepada masyarakat, baik pelayanan informasi maupun pelayanan dokumentasi, karena ini merupakan akhir dari rangkai kegiatan manajemen arsip secara menyeluruh," ujar Gubernur Said.
Dikatakan, keberadaan organisasi kearsipan, seperti Arsip Nasional RI dan Badan/Kantor Arsip Daerah Provinsi dan Kabupaten/Kota, yang diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, memiliki peran penting dalam melakukan pembinaan kearsipan terhadap para pencipta arsip.
Peran lembaga-lembaga tersebut menjadi semakin bermakna dan strategis, bukan hanya dalam pembinaan kearsipan tetapi lebih dari itu menjadi pilar penyangga reformasi, guna mendukung terwujudnya tata pemerintahan yang bersih dan amanah.
"Saya berharap Diklat Teknis Pengelolaan Kearsipan dapat dimanfaatkan sebagai media yang efektif untuk menyamakan persepsi dan pemahaman seluruh Sekretaris Desa/Kelurahan di Kota Ambon, dalam rangka membangun mekanisme pengelolaan arsip yang terpadu, sistemik dan komprehensif," kata Gubernur Said.
